10 cosas que necesitamos escuchar de un planificador de eventos

Hoy toca lista.

Y hemos decidido crear una con las 10 frases que, según nuestro criterio, deberían salir siempre de la boca de un planificador de eventos cuando se reúne con un cliente. 10 frases que transmiten tranquilidad, empatía y sobre todo mucha, mucha profesionaldad.

1. Vamos a hacer algo diferente.
2. Podemos y vamos a hacer tus ideas realidad.
3. Sabemos escuchar lo que no dices.
4. Hacerlo inolvidable es cosa nuestra.
5. Reforzará tu marca.
6. Generamos valor.
7. Siempre tenemos un plan B
8. No improvisamos, planificamos.
9. Tu opinión nos importa, siempre.
10. Juntos aprenderemos algo nuevo.

¿Qué falta? ¿Que sobra? ¿Cuáles son las vuestras?

RG Comunicación

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No sin mi app

Muchas veces nos desplazamos a otras ciudades e incluso países para asistir a un evento, en viaje de negocios o simplemente por el placer de hacer turismo. El  idioma puede resultar un obstáculo para decidir dónde o qué comer. incluso el tranporte pues ser una verdadera gymkhana.

Hoy os traemos unas poquitas aplicaciones o webs que os harán la vida mucho más fácil en vuestros desplazamientos y que os permitirán gestionar los pequeños inconvenientes que surgen al encontrarse en un entorno desconocido.

¿Preparados? Allá vamos.

Taksee: Operativa en más de 150 ciudades de España y Europa, la app Taksee, fundada en 2010 por tres emprendedores españoles, posee una red de vehículos ecológica en Madrid y Barcelona integrada por más de un 75% de taxis híbridos. Es una solución perfecta para los viajeros de negocios y está pensada como taxi para empresas que simplifica el control de los gastos. Lee más aquí 

City Mapper: Una app que lleva años proporcionando información en tiempo real sobre el transporte público basándose en los datos abiertos de varias ciudades del mundo.  Por supuesto, es gratuita; te muestra las mejores rutas para moverte por la ciudad, permite hacer recorridos fijos y organizarse en eventos. Descárgala para Android o para iPhone

Photo Translator: Esta app reconoce el texto de una imagen y lo traduce automáticamente a más de 100 idiomas diferentes. Muy práctica para traducir cartas de restaurantes, carteles, nombres de calles. También disponible en Android e iPhone

iTranslate:  una de las aplicaciones de traducción y diccionario más valoradas y usadas. Traduce fácilmente texto y sitios web, o entabla conversaciones de voz en más de 100 idiomas. Además, su modo “sin conexión” permite usar esta app en el extranjero sin pagar roaming. Y cómo no, la encontramos para iPhone y Android 

¿Se te ocurren más aplicaciones para añadir a la lista? ¿Alguna que te hay resultado especialmente útil en algún desplazamiento? Cuéntanos.

 

Nunca digas nunca

Cuando llevas muchos años organizando eventos sabes mucho mejor que Nike que “impossible in nothing” y los “no puedo”, “no sé”, o “no hay tiempo para eso ahora”  desaparecen de tu vocabulario y “creatividad” y “compromiso con el cliente” ocupan su lugar.

Ser innovador y eficaz, no doblegarse a los  problemas, analizar las opciones y encontrar siempre una respuesta, incluso dónde nunca pensabas que estaría es (o debería ser) el día a día del organizador de eventos. Los inconvenientes se transforman en retos y cada reto te hace crecer y aprender algo nuevo.

Trabajar en la organización eventos es construir y da forma a sueños ajenos y para que eso funcione, para que eso sueños se han realidad, hay que involucrarse y hacerlos propios.

Y como nos gusta soñar a lo grande, nos gusta nuestro trabajo.

Nunca digas “esto es imposible” y #RGnérate.

 

II Congreso Nacional de Dolor de estudiantes de Medicina & Odontología

En estos días andamos manos a la obra con los últimos detalles del II Congreso de Estudiantes de Medicina y Odontología que se celebra en Salamanca los próximos 2 y 3 de noviembre.

Estudiantes de las especialidades de Medicina y Odontología de toda España se darán cita el 2 y 3 de noviembre en el II Congreso de Dolor de Estudiantes de Medicina & Odontología que se celebrará en la Facultad de Medicina de la Universidad de Salamanca.

Se trata de un Congreso muy ambicioso con talleres, mesas redondas y exposición de los trabajos y comunicaciones realizadas por los alumnos, donde los mejores especialistas de cada campo podrán exponer de forma docente sus conocimientos y experiencia sobre temas relacionados con el dolor. El objetivo del Congreso es iniciar a los estudiantes en el formato Congreso y actualizar conocimientos del dolor.

Programa

Salamanca es una de una ciudad eminentemente congresual: su patrimonio histórico, turístico, cultural y gastronómico de valor incalculable, avalan a esta ciudad castellano leonesa como destino fomento del turismo cultural y de congresos.

El patrimonio histórico, turístico, cultural y gastronómico de Salamanca de valor incalculable, avalan a esta ciudad castellano leonesa como destino fomento del turismo cultural y de congresos y la convierten, sin duda alguna, en un destino perfecto para la celebración de este II Congreso de Estudiantes de Medicina & Odontología del que RG Comunicación vuelve a ser su Secretaría Técnica: seguimos apostando por la formación.

El sector sanitario es uno de los motores del sector MICE y la organización de Congresos Médicos es uno de nuestros puntos fuertes.  Antes de fin de año organizaremos varios de ellos.

Desde RG Comunicación ponemos todo nuestro empeño y todas nuestras ganas en cada uno de estos eventos: queremos seguir aprendiendo, queremos dar lo mejor a los clientes que han depositado su confianza en nosotros.

V Jornadas Formativas Eudita

 

Esta semana estamos a tope con uno de nuestros eventos estrella del año. Otro año más, RG Comunicación es la encargada de la organización de las V Jornadas Formativas Eudita. Nos sentimos tremendamente orgullosos de acompañarles y guiarles un año más en esta cita tan importante para esta reconocida firma de auditoría y consultoría. Durante los días 21 y 22 de septiembre se dan cita en Madrid casi un centenar de profesionales para analizar y poner en común el presente y futuro del mundo de la auditoría.

Además, este año RG Comunicación se estrena como Gabinete de Prensa de las jornadas con el objetivo de dar visibilidad del acontecimiento en los medios de comunicación especializados. Es una gran satisfacción para nosotros formar parte de este proyecto y poner a su servicio todo nuestro conocimiento en esta área.

El escenario que hemos escogido como sede de las jornadas ha sido el Hotel Ilunion Atrium, una apuesta segura y concienciada 100% con la integración laboral de personas con capacidades diferentes. La elección ha sido un total acierto por su originalidad y disposición. Continuamos marcando la diferencia con eventos personalizados con valor añadido.

#VJornadasEudita #auditoría #diversidad #eventos #comunicación #SomosÚnicos

#emociones, la “receta mágica”

Así de sencillo y así de complicado a la vez. Por supuesto que los ingredientes de un evento de éxito pasan por dominar las técnicas audiovisuales, escenográficas, de producción, un buen plan de comunicación y una gestión idónea del presupuesto. Si a todos estos ingredientes le sumas experiencia será una buena “receta”.

Pero si quieres pasar de una “buena receta” a una “receta mágica” hay que incluir en la ecuación las emociones. Los impactos sensoriales son verdaderos anclajes en la memoria y consiguen perduran a lo largo de los años. El ser humano recuerda bastante mejor los momentos que ha vivido en los que ha sido parte implicada porque ha sentido cosas. En esta línea, es muy interesante echar una ojeada al libro “Customer Experience Management” del profesor de la Columbia Business School, Bernd H. Schmitt  en el que cuenta que podemos recordar el 1% de lo que tocamos, el 2% de lo que escuchamos, el 5% de lo que vemos, el 15% de lo que degustamos y nada menos que el 35% de lo que olemos.

Aquí tenemos la “receta mágica”. Hay que conseguir que los asistentes de un evento pasen a ser un auténtico participante. Hay que involucrarlas. No se trata de hacer, sino de convencer. El evento es una de las más potentes herramientas de comunicación a tu alcance y precisamente lo es, porque es en vivo. Desde RG Comunicación te acompañamos en esa búsqueda de la “receta mágica”. Nosotros tenemos la varita que lo hará posible.

 #RGnérate #eventos #emociones #comunicación #marca

“Tweet Walls”, un gran aliado en los eventos

Las nuevas tecnologías y las redes sociales han revolucionado el mundo de los eventos. Hoy en día prima que el asistente del evento se convierta en un actor activo y dinámico a tiempo real, y para ello Twitter se ha convertido en una herramienta imprescindible. Twitter y el uso de los  hashtags permiten hacer un seguimiento a tiempo real del evento y favorecen la consecución del objetivo que persigue el cliente de lograr una amplia difusión y notoriedad del mismo.

Hoy queremos resaltar el uso de los “Tweet Walls” o “muros de tweets” en los eventos. Su uso se está convirtiendo en algo muy habitual ya que se pueden visualizar los tweets que se generen en torno al evento en pantallas con el objetivo de fomentar la interacción del público asistente. Se trata de ver de una forma muy gráfica el diálogo interactivo creado.

Para un buen rendimiento de la herramienta es imprescindible la creación de un hashtag que deberemos haber hecho llegar tiempo antes a través de la web del evento o las redes sociales. Gracias a ello podremos asistir a una dinámica conversacional donde el público deja de ser simplemente oyente para pasar a ser partícipe del evento.

Conviene tener en cuenta la homogenización de la imagen del evento en todos los elementos que queramos integrar, así la pantalla de proyección del “Tweet Wall” también deberá seguir la imagen corporativa utilizada. Todos los detalles cuentan para conseguir que nuestro evento se grabe en la retina de los asistentes. ¿Quieres saber más funcionalidades de este recurso? Pregúntanos.

RG Comunicación

El valor añadido del que todos hablan…

Generamos valor. Soñamos realidades. Diseñamos experiencias… Así nos presentamos en RG Comunicación. Ofrecemos organización de eventos y comunicación pero no nos quedamos ahí, ofrecemos algo más… el “famoso” valor añadido del que todo mundo habla. Pero ¿a qué nos referimos exactamente? El valor añadido es lo que va más allá de lo que vemos a simple vista. Es un valor intangible que resulta, en ocasiones, difícil de cuantificar.

En RG Comunicación ofrecemos la organización de eventos con “algo más”. Y ese “algo más” es la atención personalizada y el cuidado de todos los detalles, de aquellos que marcan una gran diferencia. El ADN de nuestra empresa permite lograr una flexibilidad y adaptación completa a las necesidades del cliente. Por eso hablamos de que “Soñamos realidades”. El cliente sueña y nosotros lo transformamos en realidad.

Sabemos que lo importante de un evento es que deje huella entre los asistentes y se puede conseguir a través de un formato audiovisual impactante o a través de unos ponentes de renombre. Sin embargo, muchas veces los pequeños detalles acaban siendo los recursos de mayor impacto, como un detalle personalizado a los asistentes o la celebración del evento en un entorno original.

Un evento, además, aporta un claro valor añadido a la estrategia de comunicación de una compañía por su capacidad de proyectar la imagen pública. Hemos de tener en cuenta que gran parte de los actos que se organizan tienen como principal objetivo conseguir una positiva repercusión que, en ocasiones, es proyectada en los medios y en las redes sociales y que de ello depende en gran parte llegar al público objetivo.

¿Y qué es para ti el valor añadido de un evento o acción de comunicación?

#RGenérate #ValorAñadido

 

El post-evento

Ya lo dijo Confucio…

…”cometer un error y no corregirlo es otro error.”

Por fin se ha ido hasta el último asistente del evento en el que llevas meses trabajando y empiezas a recoger los “trastos” y piensas que todo ha terminado pero… NO VAYAS TAN DEPRISA que ahora viene la última parte y no por ello la menos importante. Tras un evento llega el momento de evaluar el trabajo y valorar si las acciones emprendidas han dado el resultado que estábamos persiguiendo.

Las empresas que nos dedicamos a este mundo sabemos que el seguimiento post-evento es clave y es el momento idóneo para el aprendizaje, la comunicación y  la retroalimentación. Todo ello nos ayuda a corregir los errores y potenciar aquellos puntos fuertes y nos acercará a conseguir la llave del éxito.

 

• Evaluación del evento La semana siguiente del evento tenemos que hacer la recopilación de datos, resultado de encuesta de satisfacción a clientes y asistentes, entre otros. Todo ello nos dará la posibilidad de plasmar los resultados en un informe final.
• In house  La autocrítica es clave para conseguir mejorar en el futuro. El feedback del personal y proveedores es tremendamente útil para conocer las fortalezas y debilidades del equipo. Con este ejercicio conseguiremos mejorar el método seguido por la organización y conocer los puntos débiles y fuertes del equipo.
• Y el cliente ¿qué opina? ¿Está conforme con el resultado final del evento? ¿Qué piensan los asistentes sobre el encuentro? Escúchales e utiliza esta información tan valiosa en los eventos futuros.
• Resumen de resultados Hay que realizar y compartir un resumen con todas las opiniones de los actores que han intervenido en la organización del evento que se adjuntará junto con el agradecimiento por su participación en el proceso. Su objetivo es que los organizadores conozcan de primera mano los resultados obtenidos, si se han alcanzado los objetivos establecidos y, además, servirá como base para futuros eventos.
• Agradecimientos No nos podemos olvidar de agradecer la participación de los colaboradores, proveedores, patrocinadores, asistentes, clientes…).

Y después de todo este trabajo post-evento no nos podemos “dormir” aunque haya sido todo un éxito. Siempre habrá que seguir buscando ideas impactantes y novedosas que logren conseguir el elemento diferenciador que hay que perseguir y conseguir en todos los proyectos que emprendamos. Palabra de RG Comunicación.

#RGnérate #Eventos #Comunicación

¿Por qué necesitas una Secretaría Técnica para tu evento?

Si quieres que tu congreso, presentación de producto, jornada corporativa o cualquier otro evento marque la diferencia y sea todo un éxito lo mejor es dejarte guiar por una empresa especializada en organización de eventos que te asesore y organice todos los preparativos para conseguirlo. La tarea sigilosa de la Secretaría Técnica debe hacer lo posible por facilitar cualquier gestión de los asistentes y ponentes, al tiempo que busca una experiencia que quede en la retina del asistente. Se trata por tanto, del pilar fundamental que centraliza y desarrolla todas las operaciones logísticas que genera el congreso, así como también las actividades paralelas del mismo.

Pero, ¿tan importante es la labor de la secretaría técnica? La respuesta es sencilla y simple. Su labor es vital para que un evento sea de calidad. Aquí enumeramos algunos de sus cometidos:

• Propuesta, reserva y contratación del espacio más adecuado.
• Promoción del evento en redes sociales e internet.
• Diseño, maquetación e impresión de la “papelería del evento”: dípticos, enaras, acreditaciones, certificado de asistencia, etc.
• Gestión de reservas hoteleras para los participantes, ponentes y organización. Elaboración del programa social y otras actividades del congreso.
• Asesoramiento, contratación y coordinación de la restauración, transfers para los asistentes…
• Atención permanente para los asistentes antes, durante y tras el congreso.
• Reserva y gestión de los equipos audiovisuales y medios técnicos necesarios, además del personal de apoyo necesario.
• Gabinete de prensa: elaboración de notas de prensa y cobertura informativa a los medios de comunicación.
• Supervisión general del evento y balance económico del mismo.

En RG Comunicación llevamos años realizando tareas de secretaría técnica en eventos de diferentes sectores. Desde la contratación de las sedes pasando por la coordinación de inscripciones y programa, hasta la creación de actividades sociales para conseguir un evento útil y que deje huella en el asistente.

 

#RGenérate y haz de tu evento un encuentro único.