“Tweet Walls”, un gran aliado en los eventos

Las nuevas tecnologías y las redes sociales han revolucionado el mundo de los eventos. Hoy en día prima que el asistente del evento se convierta en un actor activo y dinámico a tiempo real, y para ello Twitter se ha convertido en una herramienta imprescindible. Twitter y el uso de los  hashtags permiten hacer un seguimiento a tiempo real del evento y favorecen la consecución del objetivo que persigue el cliente de lograr una amplia difusión y notoriedad del mismo.

Hoy queremos resaltar el uso de los “Tweet Walls” o “muros de tweets” en los eventos. Su uso se está convirtiendo en algo muy habitual ya que se pueden visualizar los tweets que se generen en torno al evento en pantallas con el objetivo de fomentar la interacción del público asistente. Se trata de ver de una forma muy gráfica el diálogo interactivo creado.

Para un buen rendimiento de la herramienta es imprescindible la creación de un hashtag que deberemos haber hecho llegar tiempo antes a través de la web del evento o las redes sociales. Gracias a ello podremos asistir a una dinámica conversacional donde el público deja de ser simplemente oyente para pasar a ser partícipe del evento.

Conviene tener en cuenta la homogenización de la imagen del evento en todos los elementos que queramos integrar, así la pantalla de proyección del “Tweet Wall” también deberá seguir la imagen corporativa utilizada. Todos los detalles cuentan para conseguir que nuestro evento se grabe en la retina de los asistentes. ¿Quieres saber más funcionalidades de este recurso? Pregúntanos.

RG Comunicación

El valor añadido del que todos hablan…

Generamos valor. Soñamos realidades. Diseñamos experiencias… Así nos presentamos en RG Comunicación. Ofrecemos organización de eventos y comunicación pero no nos quedamos ahí, ofrecemos algo más… el “famoso” valor añadido del que todo mundo habla. Pero ¿a qué nos referimos exactamente? El valor añadido es lo que va más allá de lo que vemos a simple vista. Es un valor intangible que resulta, en ocasiones, difícil de cuantificar.

En RG Comunicación ofrecemos la organización de eventos con “algo más”. Y ese “algo más” es la atención personalizada y el cuidado de todos los detalles, de aquellos que marcan una gran diferencia. El ADN de nuestra empresa permite lograr una flexibilidad y adaptación completa a las necesidades del cliente. Por eso hablamos de que “Soñamos realidades”. El cliente sueña y nosotros lo transformamos en realidad.

Sabemos que lo importante de un evento es que deje huella entre los asistentes y se puede conseguir a través de un formato audiovisual impactante o a través de unos ponentes de renombre. Sin embargo, muchas veces los pequeños detalles acaban siendo los recursos de mayor impacto, como un detalle personalizado a los asistentes o la celebración del evento en un entorno original.

Un evento, además, aporta un claro valor añadido a la estrategia de comunicación de una compañía por su capacidad de proyectar la imagen pública. Hemos de tener en cuenta que gran parte de los actos que se organizan tienen como principal objetivo conseguir una positiva repercusión que, en ocasiones, es proyectada en los medios y en las redes sociales y que de ello depende en gran parte llegar al público objetivo.

¿Y qué es para ti el valor añadido de un evento o acción de comunicación?

#RGenérate #ValorAñadido

 

El post-evento

Ya lo dijo Confucio…

…”cometer un error y no corregirlo es otro error.”

Por fin se ha ido hasta el último asistente del evento en el que llevas meses trabajando y empiezas a recoger los “trastos” y piensas que todo ha terminado pero… NO VAYAS TAN DEPRISA que ahora viene la última parte y no por ello la menos importante. Tras un evento llega el momento de evaluar el trabajo y valorar si las acciones emprendidas han dado el resultado que estábamos persiguiendo.

Las empresas que nos dedicamos a este mundo sabemos que el seguimiento post-evento es clave y es el momento idóneo para el aprendizaje, la comunicación y  la retroalimentación. Todo ello nos ayuda a corregir los errores y potenciar aquellos puntos fuertes y nos acercará a conseguir la llave del éxito.

 

• Evaluación del evento La semana siguiente del evento tenemos que hacer la recopilación de datos, resultado de encuesta de satisfacción a clientes y asistentes, entre otros. Todo ello nos dará la posibilidad de plasmar los resultados en un informe final.
• In house  La autocrítica es clave para conseguir mejorar en el futuro. El feedback del personal y proveedores es tremendamente útil para conocer las fortalezas y debilidades del equipo. Con este ejercicio conseguiremos mejorar el método seguido por la organización y conocer los puntos débiles y fuertes del equipo.
• Y el cliente ¿qué opina? ¿Está conforme con el resultado final del evento? ¿Qué piensan los asistentes sobre el encuentro? Escúchales e utiliza esta información tan valiosa en los eventos futuros.
• Resumen de resultados Hay que realizar y compartir un resumen con todas las opiniones de los actores que han intervenido en la organización del evento que se adjuntará junto con el agradecimiento por su participación en el proceso. Su objetivo es que los organizadores conozcan de primera mano los resultados obtenidos, si se han alcanzado los objetivos establecidos y, además, servirá como base para futuros eventos.
• Agradecimientos No nos podemos olvidar de agradecer la participación de los colaboradores, proveedores, patrocinadores, asistentes, clientes…).

Y después de todo este trabajo post-evento no nos podemos “dormir” aunque haya sido todo un éxito. Siempre habrá que seguir buscando ideas impactantes y novedosas que logren conseguir el elemento diferenciador que hay que perseguir y conseguir en todos los proyectos que emprendamos. Palabra de RG Comunicación.

#RGnérate #Eventos #Comunicación

¿Por qué necesitas una Secretaría Técnica para tu evento?

Si quieres que tu congreso, presentación de producto, jornada corporativa o cualquier otro evento marque la diferencia y sea todo un éxito lo mejor es dejarte guiar por una empresa especializada en organización de eventos que te asesore y organice todos los preparativos para conseguirlo. La tarea sigilosa de la Secretaría Técnica debe hacer lo posible por facilitar cualquier gestión de los asistentes y ponentes, al tiempo que busca una experiencia que quede en la retina del asistente. Se trata por tanto, del pilar fundamental que centraliza y desarrolla todas las operaciones logísticas que genera el congreso, así como también las actividades paralelas del mismo.

Pero, ¿tan importante es la labor de la secretaría técnica? La respuesta es sencilla y simple. Su labor es vital para que un evento sea de calidad. Aquí enumeramos algunos de sus cometidos:

• Propuesta, reserva y contratación del espacio más adecuado.
• Promoción del evento en redes sociales e internet.
• Diseño, maquetación e impresión de la “papelería del evento”: dípticos, enaras, acreditaciones, certificado de asistencia, etc.
• Gestión de reservas hoteleras para los participantes, ponentes y organización. Elaboración del programa social y otras actividades del congreso.
• Asesoramiento, contratación y coordinación de la restauración, transfers para los asistentes…
• Atención permanente para los asistentes antes, durante y tras el congreso.
• Reserva y gestión de los equipos audiovisuales y medios técnicos necesarios, además del personal de apoyo necesario.
• Gabinete de prensa: elaboración de notas de prensa y cobertura informativa a los medios de comunicación.
• Supervisión general del evento y balance económico del mismo.

En RG Comunicación llevamos años realizando tareas de secretaría técnica en eventos de diferentes sectores. Desde la contratación de las sedes pasando por la coordinación de inscripciones y programa, hasta la creación de actividades sociales para conseguir un evento útil y que deje huella en el asistente.

 

#RGenérate y haz de tu evento un encuentro único.

Diferenciar un evento es fácil, si sabes cómo

Organizar un evento es un trabajo que requiere del dominio de muchas “artes”. Conseguir el cliente, planificar las directrices, innovar (sobre todo innovar, evolucionar y adaptarse a los cambios)

Una vez establecidos los objetivos del evento hay que tener muy claro que son algo más que desplazamientos, hoteles, papelería y cartelería, y merchandising . Al evento hay de darle vida propia, hay que diferenciarlo de otros

Personalizar es la clave. Y desde aquí te ofrecemos una serie de recomendaciones que podrían hacer de un evento, EL EVENTO.

Primero, confiere a tu evento visibilidad y llévalo a ser conocido por la comunidad a la que va dirigido: un logo y una buena imagen de marca lo son todo. Y, evidentemente una campaña en medios es imprescindible. Si el evento cuenta con mucho presupuesto, un primer vídeo corporativo original y divertido, que lo presente en el sector al que va dirigido el evento sería un buen comienzo. Plantear una argumento original y contar una historia que enganche, puede ser clave: el storytelling es muy importante.

Campaña en redes. Más visibilidad, más cercanía. Utiliza los canales de socialmedia de tu empresa o crea unos exclusivos para el evento (son muy útiles si el evento tiene continuidad en el tiempo, o están previstas más ediciones)… y llega a tu público objetivo e interactúa con ellos. Presenta el evento y ofrece información sobre él y ayuda a los posibles asistentes. Saber que hay alguien detrás, la humanidad en los canales de redes sociales, genera confianza.

Elige la sede apropiada. Conocer y enfocar el objetivo principal del evento y relacionarlo con la sede puede ser un bien punto de partida, el vinculo sede-evento confería personalidad al último. Y ten presente que casi todo vale: edificios singulares, garajes, plazas públicas, estaciones de metro han sido testigo de eventos.

El catering. Es una forma de hacer que tu evento sea distinto. Elegirlo en función de la temática del mismo y personalizar vajilla y/o servilletas con el logo o colores corporativos del evento. Adornar las mesas de acuerdo al contenido del programa de evento si es posible, e incluso llevar la temática del mismo a la mesa, poniendo nombres de ponencias o incluso de invitados de renombre. También existe la posibilidad de hacer “pequeñas jornadas gastronómicas” y ofrecer especialidades de otros países, o de otras provincias. Si el evento es más informal, el bufé es la mejor solución, y si el presupuesto no es muy amplio, la decoración floral y con velas estratégicamente dispuestas puede crear un ambiente agradable, igual que la luz y la disposición de las mesas. ¿Has probado la experiencia de comer suspendido en el aire?

Afterwork. Ofrece a los asistentes la posibilidad de que “comenten la jugada” tras el evento, y en la sede del mismo, ofreciéndoles cócteles. Además de original, divertido y relajante, contribuyes al networking.

Sonríe. A todas horas. Siempre. No hay nada que mas contribuya al buen desarrollo de un evento, que la sonrisa permanente en la cara de sus organizadoras.

Y tú ¿tienes alguna idea original? ¿Nos la cuentas?

RG Comunicación.

Promociona tu evento en #RRSS

Lograr una buena difusión de tu evento es clave para conseguir llegar a los asistentes y, más importante aún, llegar a los que no pueden acudir. Para ello, debes conocer quién es tu público objetivo, qué quieres conseguir y saber con las herramientas que cuentas. Las Redes Sociales son una correa de transmisión formidable si sabes dar con las “teclas” adecuadas para amplificar al máximo el mensaje de tu evento:

Antes del evento

• Elegir un #hashtag oficial que sea corto y fácil de recordar y, claro, que tenga relación con el evento. Es conveniente que días antes de la cita aproveches las comunicaciones en redes sociales para dar a conocer el hashtag. Además de anunciarlo en redes sociales se deberá incluir en todo el material corporativo del evento (enaras, folletos, web del evento, etc…).
• Difunde el programa del evento. Difúndelo en todas tus cuentas en las fechas previas para llamar la atención de posibles interesados, influencers  medios de comunicación, etc.
• Recopilar los perfiles en redes de los asistentes a la jornada para crear listas con los ponentes, con los organizadores, empresas colaboradoras, etc.
• Valorar incluir el streaming en la jornada, una herramienta más para amplificar tu mensaje y convocatoria, sacándolo de las cuatro paredes del salón de la ponencia.

 

Mientras

• Aportar contenido de calidad en redes con fotografías, vídeos, documentos… Para ello no solo utilizaremos Twitter. Facebook, Linkedin o Pinterest pueden ser buenas opciones.
• Fomentar la participación de la audiencia desde tus cuentas corporativas promoviendo la conversación y tomando parte en ella. Para ello deberás monitorizar todo lo que se dice sobre el evento en redes y difundirlo en tiempo real.
• Durante el evento puedes grabar vídeos, entrevistas con los asistentes y otras piezas informativas que pueden resultar muy interesantes para los seguidores del evento.
• Trasmitir el evento en tiempo real. Tú decides si retransmites el evento completo o solamente algunas presentaciones.
• Dar la posibilidad a los asistentes que no están físicamente en el evento de transmitir sus cuestiones a los ponentes. Para ello, Twitter no tiene competencia por su inmediatez. A través del hashtag creado el público podrá plantear preguntas a la organización en tiempo real.

 

Post

Recopilar las conclusiones del evento y exponerlas en las redes sociales.

Estas son solo algunas ideas. Decide cuáles te encajan mejor y si necesitas ayuda para lograr una difusión profesional cuéntanos tu historia. #RGnérate

 

El #Evento y la #Comunicación, una buena pareja de baile

¿Cuándo podemos considerar que una marca es exitosa? La respuesta es sencilla. Una marca exitosa es aquella que genera confianza, cautiva consumidores y genera orgullo entre sus usuarios. Si se dan estas premisas será un instrumento que la convertirá en líder frente a sus competidores ya que logrará la fidelidad del cliente, el sueño de toda compañía. Y para conseguir ese ansiado “sueño”, los eventos se convierten en una estrategia clave ya que a través de ellos se consigue:

• Comunicar sobre la marca y el producto en un escenario idóneo aglutinando agentes del sector que propicien la generación del networking profesional.
• Buscar al demandante de la marca y sus productos, fin último de la comunicación y de la experiencia de marca.
• Aglutinar sectores aparentemente inconexos en la organización del evento ya que las necesidades que surgen son muy amplias.

Las compañías buscan dirigirse a los potenciales compradores o a los ganchos de marca adecuados. No importa el tipo de evento que realicemos: rueda de prensa, jornada de puertas abiertas, una reunión sectorial,… lo importante es crear en el asistente una experiencia única y una vivencia emocional que lo vincule con la marca. Solo de esta manera lograremos hacer llegar nuestro mensaje a través del evento. Sin duda, nos encontramos en un momento en el que prima la herramienta presencial y de experiencia que busca la comunicación directa a un público entregado. Las marcas buscan dirigirse a un público que tenga la necesidad de implicarse, sentir y relacionarse en situaciones en vivo.

Como podéis comprobar la evolución del evento es imparable y la segmentación del público objetivo permite fijar de forma clara los intereses de la comunicación. En #RGComunicación conocemos todas las claves para la organización de un evento que suponga una experiencia única que logre permanecer en las memorias de todos los asistentes. ¡Atrévete a soñar!

 

Cómo ser un (buen) ponente y no morir en el intento.

A la hora de realizar un evento cuidamos todos los detalles. Ubicación, decoración, catering… La imagen que se transmite del evento es básica a la hora de atrapar a los posibles asistentes durante la difusión del mismo.

El contenido sin duda ha de ser atractivo, y ha de transmitirse de forma adecuada. Aquí es donde entra en juego la figura de ponente, básica para que tu evento triunfe. Pero no todo el mundo tiene la capacidad para comunicar.

Si eres ponente, te inquieta en mayor o menor medida la idea de quedarte en blanco, o no conectar con tu público porque lo nervios y la timidez te juegan malas pasadas.

Ambos obstáculos son solucionables ¿Cómo?

• Damos por sentado que has cuidado tu aspecto y vistes de acuerdo al dress code del evento. Bien, ahora respira hondo y sonríe. Mira a tu auditorio y rompe el hielo presentándote y contando alguna anécdota. No entres en materia en el primer instante, contacta con tu público y crea ambiente; así te irás tranquilizando y los harás estar más receptivos. Establecer contacto visual es fundamental: es la primera de las tres uves del comunicador (visual, verbal y voz)
• ¿Más tranquilo? Seguro que sí. Ha llegado el momento de comenzar. La elección de términos asequibles y comprensibles para todos es fundamental. NO LEAS. Nunca. Estamos seguros de que habrás preparado un guión y lo habrás memorizado, y además te puedes ayudar de imágenes. Sigue sonriendo y contando anécdotas relacionadas con tu exposición. Esto ayuda a que el mensaje llegue mejor y permanezca.
• Movimiento. No se trata de que actúes, pero casi. No te quedes quieto, desplázate por la zona de oradores, mueve las manos (sin gesticular en exceso) para dar énfasis a tu discurso. Tu lenguaje corporal ha de ser el adecuado, por lo que nunca debes cruzar lo brazos ni dar la espalda a tu auditorio. (verbal-visual)
• Tono de voz. Cambia tu entonación y habla claro. Cambia ritmos adaptándolos al contenido del mensaje (tercera uve: voz)
• ¿Preparado para contestar preguntas? Una vez concluida tu exposición invita a participar a tu auditorio, a expresar su opinión y  contestar preguntas.
• ¡Y fin! Ha terminado tu exposición y todo ha salido bien. No olvides despedirte y dar las gracias.

No todos somos Steve Jobs, pero te aseguramos que estos simples consejos ayudarán a saber cómo elaborar y comunicar discursos para dar una buena imagen; son el primer paso para alcanzar un buen nivel como orador.

¿Has tenido alguna experiencia reseñable con tu ponencia en algún evento? Compártela con nosotros.

Instagram: un imprescindible en tus eventos.

El contenido visual, ya sea estático y dinámico, es el rey de la comunicación. Todas las marcas invierten en la generación de este tipo de contenidos por su inmensa capacidad de transmitir información y de viralizarse.

Hace dos posts hablábamos del uso de redes sociales a la hora de promocionar eventos y comunicar en los mismos. Hoy nos vamos a centrar en Instagram, una red social en auge que permite compartir y etiquetar el tan preciado contenido audiovisual en tiempo real (y a posteriori, por supuesto) algo imprescindible durante el desarrollo de evento, sea del tipo que sea.

Partimos de la base de que Instagram puede ser usada antes, durante y después del evento: mostrar los preparativos, generar expectativas, presentar a los asistentes y el entorno, resumir las ponencias en una imagen. Parece una obviedad, pero “esta amplitud tenporal de uso” remarca la utilidad de esta red social a lo largo de todo el evento, lo que, a nuestro criterio, la hace imprescindible en la comunicación y promoción del mismo.
Instagram permite innovar y ser creativo, plasmar todos y cada uno de los detalles de forma diferente gracias a sus filtros y a la edición de fotos. Tiene un estilo característico y puede ser usada desde un Smartphone lo que da inmediatez a la difusión del evento. Además permite compartir el contenido en otras redes sociales.

Esta app invita a personalizar los escenarios y hacerlos más visuales y atractivos, a hacer presentaciones originales o pensar en composiciones diferentes para compartir en tu perfil con las etiquetas apropiadas: aporta muchísima frescura, plasticidad, estética y visibilidad. Además esas etiquetas servirán para canalizar todas las conversaciones y contenido referente a tu evento. ¿La etiqueta? Preferiblemente breve, asociada a tu marca o a la temática del mismo (incluso con un punto divertido) es lo deseable.

Además permite la realización de vídeos cortos y el uso de “Instagram Stories”», la opción con la que los usuarios pueden publicar también sus momentos a modo de historia o relato, y cuyo contenido desaparece a las 24 horas.

¿Y vosotros, habéis usado ya Instagram en vuestro evento? ¿Nos contáis vuestra experiencia?

 

RG Comunicación

RRSS y eventos

Los eventos son una forma de generar contenido y de afianzar la imagen de marca y ya nadie duda de que las RRSS son una potentísima herramienta de marketing para comunicar y promocionar estos eventos, para aumentar su visibilidad y la repercusión de los mismos.

Cada evento es único y la selección de las RRSS adecuadas es fundamental para que la difusión del mismo sea óptima. Si la organización del evento ha sido perfectamente planificada y las RRSS forman parte del engranaje del mismo, comprobaremos que la pareja que integran RRSS y eventos es una muy bien avenida: se puede obtener el máximo rendimiento con una buena comunicación a través de la red social adecuada.

¿Qué ofrecen las diferentes RRSS a los eventos?

Facebook: Muy útil en el pre y post evento. Antes de la celebración permite la promoción del mismo (y en determinado eventos la compra de entradas es posible a través de esta RRSS) Y tras la celebración permite presentar conclusiones. Durante el desarrollo del evento permite la creación de álbumes de fotografías o la subida de videos (de duración limitada) y la interacción con los asistentes al evento (aunque para este aspecto Twitter es más útil) Ahora con la llegada de Facebook Live, la transmisión del evento en directo es una posibilidad.

Twitter. La utilidad de esta RRSS durante la celebración de un evento queda fuera de toda duda. Aunque también es efectiva en los previos, creemos que su máximo potencial se desarrolla durante la realización del evento por la indiscutible velocidad de esta red a  la hora de difundir contenidos y su alto potencial viralizador. Permite además, una interactuación in situ entre asistentes gracias, por ejemplo, a los Tweet Wall (de los que hablaremos en otro post) y el uso de hashtag propios del evento. Además, al igual que Facebook, permite compartir contenido multimedia y que los asistentes puedan ofrecer sus impresiones y compartir momentos en tiempo real.

LinkedIn. Clave para contactar con personas del sector sobre el que se realice el evento. Debe ser empleada en el pre evento.

YouTube. El segundo buscador más importante y un portal de difusión de contenido audiovisual. Un canal de YouTube de empresa permite ofrecer todo lo relacionado con el evento a los asistentes y suponer una “biblioteca” audiovisual al alcance de asistentes y no asistentes. Confiere perdurabilidad en el tiempo a nuestro evento  y es un perfecto canal post evento.

Instagram. Insistimos: el contenido audiovisual es el rey e Instagram podría ser su trono; es una red social con un gran crecimiento, y muy recomendable para dar visibilidad a lo que ocurre durante la celebración del evento. Crear un perfil del evento o de la empresa que lo realiza para la difusión de contenido es básico y permite cuidar en detalle la imagen: fotografías y pequeños vídeos tratados con filtros contribuyen a mejorar la imagen que se ofrece del evento, amén de que el uso de etiquetas y la geolocalización en las publicaciones es un plus.

Snapchat y Periscope. Recién llegadas a este universo Social Media y cada vez más en auge, útiles para la retransmisión de imágenes durante el evento; en el caso de Snapchat conviene tener en cuenta que son pequeños vídeos o “snaps” que se autodestruyen al cabo de 24 horas. Y Periscope permite la retransmisión en directo de eventos a través de Twitter y la interacción con usuarios y seguidores.

¿Y a vosotros, qué redes sociales os parece imprescindibles en la realización de un evento?