Un evento estrella, VI Jornadas Formativas Eudita

Como cada año comenzamos septiembre a tope con la organización de uno de nuestros eventos estrella del año, las Jornadas Formativas de EUDITA. Por quinto año consecutivo RG Comunicación es la encargada de la organización y estamos muy orgullosos de acompañarles en esta cita tan señalada e importante para esta reconocida firma de auditoría y consultoría.

Casi un centenar de profesionales del mundo de la auditoría se darán cita el 20 y 21 de septiembre para analizar los nuevos retos a los que se enfrenta el sector. Al igual que en la anterior edición, el Presidente de la ICAC, Enrique Rubio, expondrá los retos a los que se enfrenan por conseguir una información económica y financiera de calidad. La nueva Ley de Protección de Datos se analizará y se darán las pautas de adaptación para los despachos de auditores. Además, en las jornadas habrá cursos técnicos y talleres de trabajo que siempre son calificados de excelentes por los asistentes.

 

El escenario escogido como sede de las jornadas vuelve a ser el Hotel Ilunion Atrium, una apuesta segura y concienciada 100% con la integración laboral de personas con capacidades diferentes. La calidad de los profesionales y el trato recibido han sido determinantes para  repetir la experiencia con ellos.

Por el momento no podemos avanzar mucho más ya que hay detalles en los que estamos trabajando que mejor nos los guardamos como “sorpresa”.

Iremos informando….

RG Comunicación

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10 cosas que necesitamos escuchar de un planificador de eventos

Hoy toca lista.

Y hemos decidido crear una con las 10 frases que, según nuestro criterio, deberían salir siempre de la boca de un planificador de eventos cuando se reúne con un cliente. 10 frases que transmiten tranquilidad, empatía y sobre todo mucha, mucha profesionaldad.

  1. Vamos a hacer algo diferente.
  2. Podemos y vamos a hacer tus ideas realidad.
  3. Sabemos escuchar lo que no dices.
  4. Hacerlo inolvidable es cosa nuestra.
  5. Reforzará tu marca.
  6. Generamos valor.
  7. Siempre tenemos un plan B
  8. No improvisamos, planificamos.
  9. Tu opinión nos importa, siempre.
  10. Juntos aprenderemos algo nuevo.

¿Qué falta? ¿Que sobra? ¿Cuáles son las vuestras?

RG Comunicación

No sin mi app

Muchas veces nos desplazamos a otras ciudades e incluso países para asistir a un evento, en viaje de negocios o simplemente por el placer de hacer turismo. El  idioma puede resultar un obstáculo para decidir dónde o qué comer. incluso el tranporte pues ser una verdadera gymkhana.

Hoy os traemos unas poquitas aplicaciones o webs que os harán la vida mucho más fácil en vuestros desplazamientos y que os permitirán gestionar los pequeños inconvenientes que surgen al encontrarse en un entorno desconocido.

¿Preparados? Allá vamos.

Taksee: Operativa en más de 150 ciudades de España y Europa, la app Taksee, fundada en 2010 por tres emprendedores españoles, posee una red de vehículos ecológica en Madrid y Barcelona integrada por más de un 75% de taxis híbridos. Es una solución perfecta para los viajeros de negocios y está pensada como taxi para empresas que simplifica el control de los gastos. Lee más aquí 

City Mapper: Una app que lleva años proporcionando información en tiempo real sobre el transporte público basándose en los datos abiertos de varias ciudades del mundo.  Por supuesto, es gratuita; te muestra las mejores rutas para moverte por la ciudad, permite hacer recorridos fijos y organizarse en eventos. Descárgala para Android o para iPhone

Photo Translator: Esta app reconoce el texto de una imagen y lo traduce automáticamente a más de 100 idiomas diferentes. Muy práctica para traducir cartas de restaurantes, carteles, nombres de calles. También disponible en Android e iPhone

iTranslate:  una de las aplicaciones de traducción y diccionario más valoradas y usadas. Traduce fácilmente texto y sitios web, o entabla conversaciones de voz en más de 100 idiomas. Además, su modo “sin conexión” permite usar esta app en el extranjero sin pagar roaming. Y cómo no, la encontramos para iPhone y Android 

¿Se te ocurren más aplicaciones para añadir a la lista? ¿Alguna que te hay resultado especialmente útil en algún desplazamiento? Cuéntanos.

 

Nunca digas nunca

Cuando llevas muchos años organizando eventos sabes mucho mejor que Nike que “impossible in nothing” y los “no puedo”, “no sé”, o “no hay tiempo para eso ahora”  desaparecen de tu vocabulario y “creatividad” y “compromiso con el cliente” ocupan su lugar.

Ser innovador y eficaz, no doblegarse a los  problemas, analizar las opciones y encontrar siempre una respuesta, incluso dónde nunca pensabas que estaría es (o debería ser) el día a día del organizador de eventos. Los inconvenientes se transforman en retos y cada reto te hace crecer y aprender algo nuevo.

Trabajar en la organización eventos es construir y da forma a sueños ajenos y para que eso funcione, para que eso sueños se han realidad, hay que involucrarse y hacerlos propios.

Y como nos gusta soñar a lo grande, nos gusta nuestro trabajo.

Nunca digas “esto es imposible” y #RGnérate.

 

#emociones, la “receta mágica”

Así de sencillo y así de complicado a la vez. Por supuesto que los ingredientes de un evento de éxito pasan por dominar las técnicas audiovisuales, escenográficas, de producción, un buen plan de comunicación y una gestión idónea del presupuesto. Si a todos estos ingredientes le sumas experiencia será una buena “receta”.

Pero si quieres pasar de una “buena receta” a una “receta mágica” hay que incluir en la ecuación las emociones. Los impactos sensoriales son verdaderos anclajes en la memoria y consiguen perduran a lo largo de los años. El ser humano recuerda bastante mejor los momentos que ha vivido en los que ha sido parte implicada porque ha sentido cosas. En esta línea, es muy interesante echar una ojeada al libro “Customer Experience Management” del profesor de la Columbia Business School, Bernd H. Schmitt  en el que cuenta que podemos recordar el 1% de lo que tocamos, el 2% de lo que escuchamos, el 5% de lo que vemos, el 15% de lo que degustamos y nada menos que el 35% de lo que olemos.

Aquí tenemos la “receta mágica”. Hay que conseguir que los asistentes de un evento pasen a ser un auténtico participante. Hay que involucrarlas. No se trata de hacer, sino de convencer. El evento es una de las más potentes herramientas de comunicación a tu alcance y precisamente lo es, porque es en vivo. Desde RG Comunicación te acompañamos en esa búsqueda de la “receta mágica”. Nosotros tenemos la varita que lo hará posible.

 #RGnérate #eventos #emociones #comunicación #marca

El valor añadido del que todos hablan…

Generamos valor. Soñamos realidades. Diseñamos experiencias… Así nos presentamos en RG Comunicación. Ofrecemos organización de eventos y comunicación pero no nos quedamos ahí, ofrecemos algo más… el “famoso” valor añadido del que todo mundo habla. Pero ¿a qué nos referimos exactamente? El valor añadido es lo que va más allá de lo que vemos a simple vista. Es un valor intangible que resulta, en ocasiones, difícil de cuantificar.

En RG Comunicación ofrecemos la organización de eventos con “algo más”. Y ese “algo más” es la atención personalizada y el cuidado de todos los detalles, de aquellos que marcan una gran diferencia. El ADN de nuestra empresa permite lograr una flexibilidad y adaptación completa a las necesidades del cliente. Por eso hablamos de que “Soñamos realidades”. El cliente sueña y nosotros lo transformamos en realidad.

Sabemos que lo importante de un evento es que deje huella entre los asistentes y se puede conseguir a través de un formato audiovisual impactante o a través de unos ponentes de renombre. Sin embargo, muchas veces los pequeños detalles acaban siendo los recursos de mayor impacto, como un detalle personalizado a los asistentes o la celebración del evento en un entorno original.

Un evento, además, aporta un claro valor añadido a la estrategia de comunicación de una compañía por su capacidad de proyectar la imagen pública. Hemos de tener en cuenta que gran parte de los actos que se organizan tienen como principal objetivo conseguir una positiva repercusión que, en ocasiones, es proyectada en los medios y en las redes sociales y que de ello depende en gran parte llegar al público objetivo.

¿Y qué es para ti el valor añadido de un evento o acción de comunicación?

#RGenérate #ValorAñadido

 

El post-evento

Ya lo dijo Confucio…

…”cometer un error y no corregirlo es otro error.”

Por fin se ha ido hasta el último asistente del evento en el que llevas meses trabajando y empiezas a recoger los “trastos” y piensas que todo ha terminado pero… NO VAYAS TAN DEPRISA que ahora viene la última parte y no por ello la menos importante. Tras un evento llega el momento de evaluar el trabajo y valorar si las acciones emprendidas han dado el resultado que estábamos persiguiendo.

Las empresas que nos dedicamos a este mundo sabemos que el seguimiento post-evento es clave y es el momento idóneo para el aprendizaje, la comunicación y  la retroalimentación. Todo ello nos ayuda a corregir los errores y potenciar aquellos puntos fuertes y nos acercará a conseguir la llave del éxito.

 

  • Evaluación del evento La semana siguiente del evento tenemos que hacer la recopilación de datos, resultado de encuesta de satisfacción a clientes y asistentes, entre otros. Todo ello nos dará la posibilidad de plasmar los resultados en un informe final.
  • In house  La autocrítica es clave para conseguir mejorar en el futuro. El feedback del personal y proveedores es tremendamente útil para conocer las fortalezas y debilidades del equipo. Con este ejercicio conseguiremos mejorar el método seguido por la organización y conocer los puntos débiles y fuertes del equipo.
  • Y el cliente ¿qué opina? ¿Está conforme con el resultado final del evento? ¿Qué piensan los asistentes sobre el encuentro? Escúchales e utiliza esta información tan valiosa en los eventos futuros.
  • Resumen de resultados Hay que realizar y compartir un resumen con todas las opiniones de los actores que han intervenido en la organización del evento que se adjuntará junto con el agradecimiento por su participación en el proceso. Su objetivo es que los organizadores conozcan de primera mano los resultados obtenidos, si se han alcanzado los objetivos establecidos y, además, servirá como base para futuros eventos.
  • Agradecimientos No nos podemos olvidar de agradecer la participación de los colaboradores, proveedores, patrocinadores, asistentes, clientes…).

Y después de todo este trabajo post-evento no nos podemos “dormir” aunque haya sido todo un éxito. Siempre habrá que seguir buscando ideas impactantes y novedosas que logren conseguir el elemento diferenciador que hay que perseguir y conseguir en todos los proyectos que emprendamos. Palabra de RG Comunicación.

#RGnérate #Eventos #Comunicación

¿Por qué necesitas una Secretaría Técnica para tu evento?

Si quieres que tu congreso, presentación de producto, jornada corporativa o cualquier otro evento marque la diferencia y sea todo un éxito lo mejor es dejarte guiar por una empresa especializada en organización de eventos que te asesore y organice todos los preparativos para conseguirlo. La tarea sigilosa de la Secretaría Técnica debe hacer lo posible por facilitar cualquier gestión de los asistentes y ponentes, al tiempo que busca una experiencia que quede en la retina del asistente. Se trata por tanto, del pilar fundamental que centraliza y desarrolla todas las operaciones logísticas que genera el congreso, así como también las actividades paralelas del mismo.

Pero, ¿tan importante es la labor de la secretaría técnica? La respuesta es sencilla y simple. Su labor es vital para que un evento sea de calidad. Aquí enumeramos algunos de sus cometidos:

  • Propuesta, reserva y contratación del espacio más adecuado.
  • Promoción del evento en redes sociales e internet.
  • Diseño, maquetación e impresión de la “papelería del evento”: dípticos, enaras, acreditaciones, certificado de asistencia, etc.
  • Gestión de reservas hoteleras para los participantes, ponentes y organización. Elaboración del programa social y otras actividades del congreso.
  • Asesoramiento, contratación y coordinación de la restauración, transfers para los asistentes…
  • Atención permanente para los asistentes antes, durante y tras el congreso.
  • Reserva y gestión de los equipos audiovisuales y medios técnicos necesarios, además del personal de apoyo necesario.
  • Gabinete de prensa: elaboración de notas de prensa y cobertura informativa a los medios de comunicación.
  • Supervisión general del evento y balance económico del mismo.

En RG Comunicación llevamos años realizando tareas de secretaría técnica en eventos de diferentes sectores. Desde la contratación de las sedes pasando por la coordinación de inscripciones y programa, hasta la creación de actividades sociales para conseguir un evento útil y que deje huella en el asistente.

 

#RGenérate y haz de tu evento un encuentro único.

El #Evento y la #Comunicación, una buena pareja de baile

¿Cuándo podemos considerar que una marca es exitosa? La respuesta es sencilla. Una marca exitosa es aquella que genera confianza, cautiva consumidores y genera orgullo entre sus usuarios. Si se dan estas premisas será un instrumento que la convertirá en líder frente a sus competidores ya que logrará la fidelidad del cliente, el sueño de toda compañía. Y para conseguir ese ansiado “sueño”, los eventos se convierten en una estrategia clave ya que a través de ellos se consigue:

  • Comunicar sobre la marca y el producto en un escenario idóneo aglutinando agentes del sector que propicien la generación del networking profesional.
  • Buscar al demandante de la marca y sus productos, fin último de la comunicación y de la experiencia de marca.
  • Aglutinar sectores aparentemente inconexos en la organización del evento ya que las necesidades que surgen son muy amplias.

Las compañías buscan dirigirse a los potenciales compradores o a los ganchos de marca adecuados. No importa el tipo de evento que realicemos: rueda de prensa, jornada de puertas abiertas, una reunión sectorial,… lo importante es crear en el asistente una experiencia única y una vivencia emocional que lo vincule con la marca. Solo de esta manera lograremos hacer llegar nuestro mensaje a través del evento. Sin duda, nos encontramos en un momento en el que prima la herramienta presencial y de experiencia que busca la comunicación directa a un público entregado. Las marcas buscan dirigirse a un público que tenga la necesidad de implicarse, sentir y relacionarse en situaciones en vivo.

Como podéis comprobar la evolución del evento es imparable y la segmentación del público objetivo permite fijar de forma clara los intereses de la comunicación. En #RGComunicación conocemos todas las claves para la organización de un evento que suponga una experiencia única que logre permanecer en las memorias de todos los asistentes. ¡Atrévete a soñar!

 

Cómo ser un (buen) ponente y no morir en el intento.

A la hora de realizar un evento cuidamos todos los detalles. Ubicación, decoración, catering… La imagen que se transmite del evento es básica a la hora de atrapar a los posibles asistentes durante la difusión del mismo.

El contenido sin duda ha de ser atractivo, y ha de transmitirse de forma adecuada. Aquí es donde entra en juego la figura de ponente, básica para que tu evento triunfe. Pero no todo el mundo tiene la capacidad para comunicar.

Si eres ponente, te inquieta en mayor o menor medida la idea de quedarte en blanco, o no conectar con tu público porque lo nervios y la timidez te juegan malas pasadas.

Ambos obstáculos son solucionables ¿Cómo?

  • Damos por sentado que has cuidado tu aspecto y vistes de acuerdo al dress code del evento. Bien, ahora respira hondo y sonríe. Mira a tu auditorio y rompe el hielo presentándote y contando alguna anécdota. No entres en materia en el primer instante, contacta con tu público y crea ambiente; así te irás tranquilizando y los harás estar más receptivos. Establecer contacto visual es fundamental: es la primera de las tres uves del comunicador (visual, verbal y voz)
  • ¿Más tranquilo? Seguro que sí. Ha llegado el momento de comenzar. La elección de términos asequibles y comprensibles para todos es fundamental. NO LEAS. Nunca. Estamos seguros de que habrás preparado un guión y lo habrás memorizado, y además te puedes ayudar de imágenes. Sigue sonriendo y contando anécdotas relacionadas con tu exposición. Esto ayuda a que el mensaje llegue mejor y permanezca.
  • Movimiento. No se trata de que actúes, pero casi. No te quedes quieto, desplázate por la zona de oradores, mueve las manos (sin gesticular en exceso) para dar énfasis a tu discurso. Tu lenguaje corporal ha de ser el adecuado, por lo que nunca debes cruzar lo brazos ni dar la espalda a tu auditorio. (verbal-visual)
  • Tono de voz. Cambia tu entonación y habla claro. Cambia ritmos adaptándolos al contenido del mensaje (tercera uve: voz)
  • ¿Preparado para contestar preguntas? Una vez concluida tu exposición invita a participar a tu auditorio, a expresar su opinión y  contestar preguntas.
  • ¡Y fin! Ha terminado tu exposición y todo ha salido bien. No olvides despedirte y dar las gracias.

No todos somos Steve Jobs, pero te aseguramos que estos simples consejos ayudarán a saber cómo elaborar y comunicar discursos para dar una buena imagen; son el primer paso para alcanzar un buen nivel como orador.

¿Has tenido alguna experiencia reseñable con tu ponencia en algún evento? Compártela con nosotros.