Cómo ser un (buen) ponente y no morir en el intento.

A la hora de realizar un evento cuidamos todos los detalles. Ubicación, decoración, catering… La imagen que se transmite del evento es básica a la hora de atrapar a los posibles asistentes durante la difusión del mismo.

El contenido sin duda ha de ser atractivo, y ha de transmitirse de forma adecuada. Aquí es donde entra en juego la figura de ponente, básica para que tu evento triunfe. Pero no todo el mundo tiene la capacidad para comunicar.

Si eres ponente, te inquieta en mayor o menor medida la idea de quedarte en blanco, o no conectar con tu público porque lo nervios y la timidez te juegan malas pasadas.

Ambos obstáculos son solucionables ¿Cómo?

  • Damos por sentado que has cuidado tu aspecto y vistes de acuerdo al dress code del evento. Bien, ahora respira hondo y sonríe. Mira a tu auditorio y rompe el hielo presentándote y contando alguna anécdota. No entres en materia en el primer instante, contacta con tu público y crea ambiente; así te irás tranquilizando y los harás estar más receptivos. Establecer contacto visual es fundamental: es la primera de las tres uves del comunicador (visual, verbal y voz)
  • ¿Más tranquilo? Seguro que sí. Ha llegado el momento de comenzar. La elección de términos asequibles y comprensibles para todos es fundamental. NO LEAS. Nunca. Estamos seguros de que habrás preparado un guión y lo habrás memorizado, y además te puedes ayudar de imágenes. Sigue sonriendo y contando anécdotas relacionadas con tu exposición. Esto ayuda a que el mensaje llegue mejor y permanezca.
  • Movimiento. No se trata de que actúes, pero casi. No te quedes quieto, desplázate por la zona de oradores, mueve las manos (sin gesticular en exceso) para dar énfasis a tu discurso. Tu lenguaje corporal ha de ser el adecuado, por lo que nunca debes cruzar lo brazos ni dar la espalda a tu auditorio. (verbal-visual)
  • Tono de voz. Cambia tu entonación y habla claro. Cambia ritmos adaptándolos al contenido del mensaje (tercera uve: voz)
  • ¿Preparado para contestar preguntas? Una vez concluida tu exposición invita a participar a tu auditorio, a expresar su opinión y  contestar preguntas.
  • ¡Y fin! Ha terminado tu exposición y todo ha salido bien. No olvides despedirte y dar las gracias.

No todos somos Steve Jobs, pero te aseguramos que estos simples consejos ayudarán a saber cómo elaborar y comunicar discursos para dar una buena imagen; son el primer paso para alcanzar un buen nivel como orador.

¿Has tenido alguna experiencia reseñable con tu ponencia en algún evento? Compártela con nosotros.

Instagram: un imprescindible en tus eventos.

El contenido visual, ya sea estático y dinámico, es el rey de la comunicación. Todas las marcas invierten en la generación de este tipo de contenidos por su inmensa capacidad de transmitir información y de viralizarse.

Hace dos posts hablábamos del uso de redes sociales a la hora de promocionar eventos y comunicar en los mismos. Hoy nos vamos a centrar en Instagram, una red social en auge que permite compartir y etiquetar el tan preciado contenido audiovisual en tiempo real (y a posteriori, por supuesto) algo imprescindible durante el desarrollo de evento, sea del tipo que sea.

Partimos de la base de que Instagram puede ser usada antes, durante y después del evento: mostrar los preparativos, generar expectativas, presentar a los asistentes y el entorno, resumir las ponencias en una imagen. Parece una obviedad, pero “esta amplitud tenporal de uso” remarca la utilidad de esta red social a lo largo de todo el evento, lo que, a nuestro criterio, la hace imprescindible en la comunicación y promoción del mismo.
Instagram permite innovar y ser creativo, plasmar todos y cada uno de los detalles de forma diferente gracias a sus filtros y a la edición de fotos. Tiene un estilo característico y puede ser usada desde un Smartphone lo que da inmediatez a la difusión del evento. Además permite compartir el contenido en otras redes sociales.

Esta app invita a personalizar los escenarios y hacerlos más visuales y atractivos, a hacer presentaciones originales o pensar en composiciones diferentes para compartir en tu perfil con las etiquetas apropiadas: aporta muchísima frescura, plasticidad, estética y visibilidad. Además esas etiquetas servirán para canalizar todas las conversaciones y contenido referente a tu evento. ¿La etiqueta? Preferiblemente breve, asociada a tu marca o a la temática del mismo (incluso con un punto divertido) es lo deseable.

Además permite la realización de vídeos cortos y el uso de “Instagram Stories”», la opción con la que los usuarios pueden publicar también sus momentos a modo de historia o relato, y cuyo contenido desaparece a las 24 horas.

¿Y vosotros, habéis usado ya Instagram en vuestro evento? ¿Nos contáis vuestra experiencia?

 

RG Comunicación

RRSS y eventos

Los eventos son una forma de generar contenido y de afianzar la imagen de marca y ya nadie duda de que las RRSS son una potentísima herramienta de marketing para comunicar y promocionar estos eventos, para aumentar su visibilidad y la repercusión de los mismos.

Cada evento es único y la selección de las RRSS adecuadas es fundamental para que la difusión del mismo sea óptima. Si la organización del evento ha sido perfectamente planificada y las RRSS forman parte del engranaje del mismo, comprobaremos que la pareja que integran RRSS y eventos es una muy bien avenida: se puede obtener el máximo rendimiento con una buena comunicación a través de la red social adecuada.

¿Qué ofrecen las diferentes RRSS a los eventos?

Facebook: Muy útil en el pre y post evento. Antes de la celebración permite la promoción del mismo (y en determinado eventos la compra de entradas es posible a través de esta RRSS) Y tras la celebración permite presentar conclusiones. Durante el desarrollo del evento permite la creación de álbumes de fotografías o la subida de videos (de duración limitada) y la interacción con los asistentes al evento (aunque para este aspecto Twitter es más útil) Ahora con la llegada de Facebook Live, la transmisión del evento en directo es una posibilidad.

Twitter. La utilidad de esta RRSS durante la celebración de un evento queda fuera de toda duda. Aunque también es efectiva en los previos, creemos que su máximo potencial se desarrolla durante la realización del evento por la indiscutible velocidad de esta red a  la hora de difundir contenidos y su alto potencial viralizador. Permite además, una interactuación in situ entre asistentes gracias, por ejemplo, a los Tweet Wall (de los que hablaremos en otro post) y el uso de hashtag propios del evento. Además, al igual que Facebook, permite compartir contenido multimedia y que los asistentes puedan ofrecer sus impresiones y compartir momentos en tiempo real.

LinkedIn. Clave para contactar con personas del sector sobre el que se realice el evento. Debe ser empleada en el pre evento.

YouTube. El segundo buscador más importante y un portal de difusión de contenido audiovisual. Un canal de YouTube de empresa permite ofrecer todo lo relacionado con el evento a los asistentes y suponer una “biblioteca” audiovisual al alcance de asistentes y no asistentes. Confiere perdurabilidad en el tiempo a nuestro evento  y es un perfecto canal post evento.

Instagram. Insistimos: el contenido audiovisual es el rey e Instagram podría ser su trono; es una red social con un gran crecimiento, y muy recomendable para dar visibilidad a lo que ocurre durante la celebración del evento. Crear un perfil del evento o de la empresa que lo realiza para la difusión de contenido es básico y permite cuidar en detalle la imagen: fotografías y pequeños vídeos tratados con filtros contribuyen a mejorar la imagen que se ofrece del evento, amén de que el uso de etiquetas y la geolocalización en las publicaciones es un plus.

Snapchat y Periscope. Recién llegadas a este universo Social Media y cada vez más en auge, útiles para la retransmisión de imágenes durante el evento; en el caso de Snapchat conviene tener en cuenta que son pequeños vídeos o “snaps” que se autodestruyen al cabo de 24 horas. Y Periscope permite la retransmisión en directo de eventos a través de Twitter y la interacción con usuarios y seguidores.

¿Y a vosotros, qué redes sociales os parece imprescindibles en la realización de un evento?

 

Qué esperar de un evento

Al margen de consideraciones estéticas, de ubicación, alojamiento y catering que son condiciones necesarias para que un evento, sea del tipo que sea, se diferencie y llegue, desde RG Comunicación queremos destacar otra serie de necesidades que un evento debe satisfacer a otros niveles.

– La difusión y presentación de una idea, plataforma, movimiento o conocimiento a nivel nacional o internacional de la forma más amena, instructiva y original posible. Esa responsabilidad recae sobre los ponentes, que han de ser buenos comunicadores; pero en última instancia la elección de ponente recae sobre la organización. Un gran ponente que duerma a las ovejas no garantiza el éxito de tu reunión. Sopesa pros y contras a la hora de elegir a tus oradores.

 

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– Dar la posibilidad de crear contactos (networking); para ello recomendamos la inclusión de debates, mesas redondas o de trabajo, por temas. En marketing, una máxima para que el mensaje llegue es una  buena segmentación. Hagamos lo propio en nuestro evento.

– Aportar conocimientos y novedades. Esto es, permitir a asistentes aprender e interesarse aún más por lo que el congreso aporta en ese tema; que la asistencia al evento haya supuesto una inversión. Vuelta a los ponentes y sobre todo, a la elaboración de programa: debe aportar contenidos nuevos, de calidad y relevancia en el campo sobre el que se desarrolla el congreso o evento, y su distribución deber ser la correcta a lo largo de la realización del mismo. La alternancia de temas no satura y deja con ganas de más.

– Que el idioma no constituya una barrera. No todo el mundo domina una segunda lengua y un  buen equipo de traducción evitará frustraciones en el asistente y problemas a la organización.

– Perdidos. No sé vosotros, pero alguna vez buscando el baño he aparecido en otra sala, o en la cocina, o en la calle. Señalética o azafatas evitan broncas innecesarias. No todos los asistentes a tu evento sonríen y hay gente que necesita encontrar pegas a todo.

– Programa social. Muchos congresistas y/o ponentes acuden acompañados a estas reuniones y en la mayoría de los casos sus acompañantes no forman parte de su entorno profesional. Un programa social alternativo adecuado es otra cosa que esperan lo asistentes al evento.

 

Seguramente hay mil cosas que nos dejamos en el tintero.

¿Qué esperas encontrar tú en un evento?

¿Presencial o virtual?

Es la pregunta que se realizan muchas empresas a la hora de requerir nuestros servicios para la organización de un evento para clientes. En RG Comunicación tratamos de dar solución al dilema con una respuesta “a medida” dependiendo de los objetivos que se persigan.

Estamos asistiendo a un auge de campañas de marketing enfocadas en el entorno online, una forma rápida y económica de llegar al target deseado. Los eventos, cada vez más importantes en las campañas de branding en busca de la notoriedad y visibilidad de la marca, se han subido al carro online e irrumpen con fuerza en el ámbito virtual.

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Como señalábamos antes las principales ventajas del evento virtual se centran en el abaratamiento de costes y en la accesibilidad que presentan. Pero ¿estas ventajas hacen que pueda considerarse que el evento virtual ha ganado la batalla al evento presencial? En RG creemos que no es así y continuamos apostando por los eventos presenciales por una serie de razones:

  • El valor del cara a cara. La organización de un evento presencial diseñado “a medida” permite mejorar el engagement de la marca con sus clientes actuales y los potenciales. Es la mejor manera de afianzar y dar notoriedad a los valores de una compañía, objetivos principales de muchas empresas en la realización de sus eventos. De este modo, si conseguimos que nuestros clientes queden satisfechos con la marca, su compromiso irá creciendo hasta convertirse en fidelidad.
  • Conseguir impacto. La relación entre cliente y empresa se enriquece mutuamente ya que a través de los eventos presenciales se pueden transmitir emociones. Esta es la mejor forma de conseguir que el mensaje a transmitir quede grabado en la audiencia y genere una acción concreta.
  • Hecho “a medida”. Los eventos presenciales permiten innovar, ser originales y mejorar la imagen de la empresa. Un evento único que permanezca en la retina de tus clientes durante mucho tiempo.

En cualquier caso no debemos dejar de lado las ventajas que la tecnología nos ofrece en la actualidad. Hay eventos que son perfectamente desarrollables en plataformas virtuales (cada vez más en uso en el ámbito educativo, como demuestra la proliferación de plataformas de e-Learning) y que encajan perfectamente en esa línea de negocio. Como en todo la solución pasa por dejarse asesorar por expertos en la planificación de eventos, pero sin olvidar que los eventos presenciales siempre darán un valor añadido gracias al “valor del cara a cara”.

Y ahora te toca decidir a ti ¿presencial o virtual?

RG Comunicación.

Nuevas energías

Hace unos días dijimos adiós a 2015, un año que para RG ha sido el de la consolidación de un modelo de negocio con sello propio. Un año lleno de proyectos cumplidos y en el que la cultura ha tenido un papel muy relevante gracias a la colaboración con la EOI y el Instituto Cervantes.

Durante 2015 hemos continuado ampliando nuestro ámbito de actuación en el mundo de la formación de la mano de la Universidad de Salamanca y en este momento tenemos entre manos la gestión de dos Masters universitarios relacionados con el tratamiento del dolor.

La organización de Congresos ha vuelto a ocupar un lugar destacado en nuestra agenda y para nosotros ha sido un auténtico placer volver a colaborar con la red Eudita en la organización de sus III Jornadas Formativas y en la organización del meeting  The Future of Refractory Epilepsy Sindromes de la Fundación Síndrome de Dravet.

Afrontamos 2016 con energías renovadas y un batería de nuevos proyectos en la cartera, porque siempre tenemos un #PlanB.

Seguiremos informando.

RG Comunicación

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